Az "ingyenes szoftver" nyilván pongyola megfogalmazás, de a teljesen zárt, védett szoftver és a nyílt szoftverek között sok lépcső van. Adott feladatra elég lehet egy kisebb megbízhatóságú (esetlegesen) vagy kevesebb szolgáltatást nyújtó olcsóbb vagy ingyenes program is. Amennyiben képes előállítani a szabványnak megfelelő dokumentumot. Ha mondjuk nyílt és szabványos a formátum, bárki írhat olyan programot ami teljesíti a követelményeket, és eladhatja mondjuk a helyi önkormányzatnak. Ettől az ő programja még lehet zárt és jogvédett.
Vagy az önkormányzat úgy dönt, hogy nekik tökéletesen megfelel a fellelhető ingyenes szoftver. Ez esetben nyilván kell egy "szerv" aki ellenőrzi, hogy a program szabványos dokumentumot állít-e elő. Amennyiben igen, semmi akadálya a költséghatékony megoldásnak.